Ëþáîå êîíñóëüòàöèîííîå èññëåäîâàíèå äîëæíî íà÷èíàòüñÿ ñ îöåíêè òåêóùåé ñèòóàöèè. Îñíîâó òàêîãî èññëåäîâàíèÿ ñîñòàâëÿåò îáùåå îïðåäåëåíèå íàïðàâëåíèÿ è êîíêðåòíûõ öåëåé, êîòîðûõ æåëàåò äîñòè÷ü êîìïàíèÿ èëè îðãàíèçàöèÿ. Îòñþäà è âñÿ âñïîìîãàòåëüíàÿ èíôîðìàöèÿ äîëæíà ñîîòâåòñòâîâàòü ýòèì ãëàâíûì òðåáîâàíèÿì.
Àóäèò ñëåäóåò íà÷èíàòü ñ ñàìîãî âåðõà, âìåñòå ñ ïðàâëåíèåì èëè äèðåêòîðàòîì îðãàíèçàöèè, ñ ó÷åòîì îáÿçàííîñòåé è öåëåé. Êîíñóëüòàíò äîëæåí âûÿñíèòü äëÿ ñåáÿ ðÿä âîïðîñîâ:
• Êàêóþ èíôîðìàöèþ ðóêîâîäñòâî ïîëó÷àåò è îòïðàâëÿåò?
• Ãäå îíà õðàíèòñÿ?
• Â êàêîì âèäå îíà ïðåäîñòàâëÿåòñÿ?
• Êîãäà èíôîðìàöèþ ïîëó÷àþò è îòïðàâëÿþò?
• Êòî åå ñîñòàâëÿåò?
• Êàêîâû åå ñòîèìîñòü è öåííîñòü?
Èíôîðìàöèþ ïîëó÷àþò â ïèñüìåííîé, óñòíîé è ãðàôè÷åñêîé ôîðìå.  îäíèõ ñëó÷àÿõ ê ÷ëåíàì ïðàâëåíèÿ ïîïàäàþò êèëîãðàììîâûå ïàïêè ñ èíôîðìàöèåé, â äðóãèõ — âñåãî íåñêîëüêî ëèñòêîâ ñ ïëàíàìè íà äåíü, â òðåòüèõ îíè ïîëó÷àþò èíôîðìàöèþ óñòíóþ èëè ãðàôè÷åñêóþ. Ñàìàÿ âàæíàÿ èíôîðìàöèÿ — òà, êîòîðàÿ ñïîñîáíà óâåëè÷èòü ðîñò áèçíåñà.
Àóäèò ñëåäóåò ïðîâîäèòü, äåðæà â ãîëîâå ïðèíöèï Ïàðåòî.  ñîîòâåòñòâèè ñ íèì 20% íóæíîé èíôîðìàöèè ñïîñîáñòâóåò ðîñòó áèçíåñà íà 80%. Òàêèì îáðàçîì, ìîæíî ñýêîíîìèòü âðåìÿ, âíèìàòåëüíî èçó÷àÿ òîëüêî òñ ñâåäåíèÿ, êîòîðûå ïðèíåñóò áîëüøèé ýôôåêò, — ê ïðèìåðó, äàííûå î ïðîäàæàõ, öåíàõ, ñ÷åòàõ, âëîæåíèÿõ, íîâûõ âîçìîæíîñòÿõ äëÿ áèçíåñà, äåÿòåëüíîñòè ñîòðóäíèêîâ è ïîäñòåðåãàþùèõ îïàñíîñòÿõ.
Òàêîé æå àóäèò çàòåì íåîáõîäèìî ïðîâåñòè ïî íèñõîäÿùåé, âî âñåõ ïîäðàçäåëåíèÿõ îðãàíèçàöèè, è íà êàæäîì óðîâíå êîíñóëüòàíò äîëæåí çàäàâàòü òå æå ñàìûå âîïðîñû, ÷òî è ÷ëåíàì ïðàâëåíèÿ. Êîíñóëüòàíòó íóæíî àêöåíòèðîâàòü âíèìàíèå íà àíàëèçå èíôîðìàöèè: êîìó îíà íóæíà, ïî÷åìó, êîãäà è ãäå, êàêîâà åå öåíà, íàñêîëüêî îíà âàæíà äëÿ áèçíåñà èëè îðãàíèçàöèè è êàêóþ ïðèáûëü îíà ñïîñîáíà ïðèíåñòè.
Äàæå ìîéùèêó ñòåêîë íåîáõîäèìà èíôîðìàöèÿ î òîì, ÷òî äåëàòü, êàê è êîãäà, ãäå è ñ êàêèì ñòàíäàðòîì êà÷åñòâà. Îíà íå îáÿçàòåëüíî äîëæíà áûòü â ïèñüìåííîì âèäå, íî ìîéùèê ñòåêîë äîëæåí çíàòü î áóäóùåé ðàáîòå âñå.
Äæîí Ðèâ ãîâîðèë, ÷òî, ñòàâ èñïîëíèòåëüíûì ïðåäñåäàòåëåì èçâåñòíîé âî âñåì ìèðå ñòðàõîâîé êîìïàíèè «Willis Corroon», îí ïîòðàòèë ìíîãèå ÷àñû, èçó÷àÿ ãðóäû áóìàã, íî íå íàøåë òàì òîãî, ÷òî èñêàë, — íè âûâîäîâ, íè ñîîáùåíèé î òåíäåíöèÿõ â áèçíåñå, ëèøü äëèííûå êîëîíêè öèôð. Öåëûìè äíÿìè åìó ïðèíîñèëè êèïû áóìàã ñ öèôðîâûìè äàííûìè, ïî áîëüøåé ÷àñòè åìó ñîâåðøåííî íåíóæíûìè. Åìó òðåáîâàëàñü òîëüêî âàæíàÿ èíôîðìàöèÿ, ïî êîòîðîé îí ñìîã áû îïðåäåëèòü òåíäåíöèè íà ðûíêå è ïðåäïðèíÿòü âîçìîæíûå øàãè, ÷òîáû ïîäãîòîâèòü áóäóùèå äåé
ñòâèÿ. Òî, ÷òî óæå ñëó÷èëîñü, åìó áûëî íåèíòåðåñíî, îí õîòåë çíàòü î òîì, ÷òî ìîæåò ñëó÷èòüñÿ, ïîñêîëüêó òîëüêî òàê îðãàíèçàöèÿ ñóìååò ëèáî èñïîëüçîâàòü ñîçäàâøèåñÿ âîçìîæíîñòè, ëèáî ïðîòèâîñòîÿòü óãðîçàì.
Âïîëíå ñïðàâåäëèâî, ÷òî äàííûå è èíôîðìàöèÿ — ýòî íå îäíî è òî æå.
Èíîãäà ñèñòåìû óïðàâëåíèÿ èíôîðìàöèåé íàçûâàþòñÿ ñèñòåìàìè ïðèíÿòèÿ ðåøåíèé. Ïðàâäà, ñïðàâåäëèâåå áûëî áû ïîìåíÿòü ýòè ïîíÿòèÿ ìåñòàìè. Ñèñòåìû óïðàâëåíèÿ èíôîðìàöèåé — âåùü î÷åíü öåííàÿ, ïîñêîëüêó îíè ïîäòàëêèâàþò ê îòáîðó è îöåíêå èíôîðìàöèè ïî ïðèíöèïó åå ôóíêöèîíàëüíîãî çíà÷åíèÿ, à íå ïðîñòî íàëè÷èÿ.
|